KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI thật tốt?

KPI là gì? Khi KPI ra đời đã giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý để đánh giá một chức danh nào đó trong công ty. Tại sao như vậy? Bởi mỗi chức danh đó sẽ được lên kế hoạch làm việc hàng tuần hàng tháng bằng một bảng mô tả công việc chi tiết. Bản kế hoạch KPI càng tốt, càng rõ ràng thì hiệu quả công việc càng được nâng cao nên như thế các nhà quản lý chỉ cần nhìn vào nội dung hoàn thành công việc để có được chế độ thưởng phạt cho nhân viên một cách xứng đáng.

kpi là gì

KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI thật tốt?

Mỗi công việc đều có những cách đánh giá và giám sát khác nhau trong đó KPI hỗ trợ đắc lực trong việc xác định được bằng những chỉ số định tính và định lượng. Ví dụ khi ta đi khám tổng quát bác sĩ sẽ cho bạn lựa chọn xem khám về những vấn đề già trong các vấn đề như thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh,… Sau khi khám chúng ta sẽ nhận được kết quả chính là những thông tin về KPI sức khỏe của bạn. Vậy KPI tình trạng sức khỏe của công ty, xí nghiệp, nhân viên sẽ được cụ thể hoa như thế nào?

Công ty và quản lý luôn luôn phải nắm được các chỉ số KPIs của nhân viên và các tổ phòng ban trong công ty để biết được tình trạng công việc đang diễn ra như thế nào, tốt hay xấu để từ đó đưa ra được những quyết định và chiến lược hợp lý nhất.

Làm sao để xây dựng KPI thật tốt dựa trên các chỉ số KPIs?

Tại sao bác sĩ lại đưa cho bạn lựa chọn những mục cần khám mà không khám hết cho bạn. Bởi lẽ, mình bao giờ cũng là người hiểu rõ bản thân mình trước nhất. Nên chỉ cần những KPIs giúp cho tôi ra quyết định phù hợp. Đôi khi thực hiện hết KPIs có thể vẫn đem lại kết quả tốt nhưng thực tế nó lại rất tốn thời gian, công sức và cả kinh tế nữa. 

Những nhà quản lý của công ty cũng tương tự như bác sĩ là những người giỏi giang nhưng chưa chắc đã thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, nên dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin. Như vậy, tình trạng này kéo theo hệ lụy là không đưa ra được một chiến lược thay đổi hợp lý. Những nhà lãnh đạo, quản lý là những người nghĩ ra các chỉ tiêu KPIs nhưng đôi khi đó không phải là những tiêu chí phù hợp với thực tế bởi họ không phải là người tham gia trực tiếp làm hết các khâu. Nên để xây dựng được KPI tốt nhất vẫn cần từ phía nhân viên.

kpi là gì

KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI thật tốt?

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Tình trạng chưa áp dụng hệ thống KPI một cách khoa học và thông thái đã gây nên một số bất cập trong đánh giá thành tích của công ty. Như vậy để xây dựng KPI hợp lý ta nên chia thành 3 loại như sau:

Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output:

Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Khi nhân viên thực hiện kế hoạch KPI này sẽ gặp phải vấn đề là không linh động với sự thay đổi của thị trường mà đôi khi phát triển ngắn hạn thì lại chưa được chú trọng.

Hệ thống KPI hành vi – behavior:

Đây là một trong những hệ thống KPI chưa thực thực sự thông thạo và chuyên nghiệp đối với các chuyên viên nhân sự của Việt Nam. Áp dụng hệ thống KPI này thường dành cho nhóm đối tượng nhân viên dịch vụ và chăm sóc khách hàng. Nhóm này cần có các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

Hệ thống KPI năng lực – competencies:

Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Nếu như KPI đầu ra tập trung phát triển về kết quả thì hệ thống này sẽ có những chỉ tiêu và định hướng nhằm xử lý nguyên nhân của vấn đề hơn.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Muốn đạt được hiệu quả công việc tốt nhất cần có sự lựa chọn phù hợp giữa các hệ thống KPI, không thể ưu tiên đầu ra mà lại sắp xếp các tiêu chí KPIs hành vi để nâng cao hiệu suất được, cũng giống như muốn chữa khỏi bệnh cần bốc thuốc đúng loại đúng bệnh. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

kpi là gì

KPI là gì? Làm sao để xây dựng KPI thật tốt?

Một số lưu ý đối với chuyên viên nhân sự khi xác định tỷ lệ KPI

Vị trí công việc: Mỗi nhóm nhân viên sẽ cần có hệ thống KPI phù hợp. Như nhóm nghiên cứu phát triển, đối tượng trẻ thì cần hệ thống KPI năng lực mới đem lại hiệu quả chứ không thể áp KPI tập trung đầu ra vào đây được. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác động sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

Áp lực môi trường kinh doanh: Đây là yếu tố chi phối ngắn hạn đến KPI đánh giá. Các nhân viên ngân hàng là một điển hình các nhân viên đều phải đảm bảo về huy động vốn, hoặc đối với các công ty sản xuất thì cần doanh số hoặc đủ số lượng sản phẩm.

Năng lực của phòng nhân sự: Đây là yếu tố mũi nhọn quyết định đến hiệu quả công việc, nếu những KPI được đề xuất hợp lý sẽ đem lại hiệu suất tốt.

Như vậy, KPI là gì? Đó chính là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc để từ đó có thể thưởng phạt các nhân viên nhờ vào những mốc và giai đoạn đã làm được. Để xây dựng KPI tốt nhất cần nhiều yếu tố trong đó cần thiết vẫn là năng lực của chuyên viên nhân sự. 

Leave a Reply

Your email address will not be published.